Tietosuojaseloste

Tässä selosteessa kerrotaan, miten Invinite Oy käsittelee henkilötietoja, kun otatte meihin yhteyttä, toimitte asiakkaan tai kumppanin yhteyshenkilönä, haette meille töihin tai käytätte verkkosivustoamme. Seloste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukainen informointi.

1. Rekisterinpitäjä

Invinite Oy, Y-tunnus 3347903-8
Peltokatu 34 B, 33100 Tampere
info@invinite.fi

Tietosuojavastaava: Tuukka Arola, CTO, info@invinite.fi

2. Mihin tietoja käytetään

Yhteydenotot

Tiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja viestin sisältö. Tarkoitus: vastata yhteydenottoon ja valmistella mahdollista yhteistyötä. Yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit tallentuvat HubSpot-asiakkuudenhallintaan. Peruste: oikeutettu etu (yhteydenottoon vastaaminen) ja sopimusta edeltävät toimenpiteet teidän pyynnöstänne. Säilytys: niin kauan kuin asia on vireillä, enintään 24 kuukautta yhteydenotosta. Jos yhteydenotosta syntyy asiakkuus, tiedot siirtyvät asiakastietoihin.

Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Tiedot: yhteyshenkilön nimi, tehtävänimike, organisaatio ja yhteystiedot, yhteydenpidon historia sekä sopimus- ja laskutustiedot. Tarkoitus: tarjousten ja sopimusten valmistelu ja toteuttaminen, yhteydenpito ja laskutus. Peruste: oikeutettu etu (asiakas- ja yhteistyösuhteen hoitaminen), sopimus ja lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpito. Säilytys: suhteen ajan ja 3 vuotta sen päättymisestä. Kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan.

Työnhakijat

Tiedot: hakemuksessa ja liitteissä antamanne tiedot, kuten yhteystiedot, koulutus, työhistoria ja osaaminen, sekä haastatteluissa syntyvät muistiinpanot. Tarkoitus: rekrytointi ja avoimiin hakemuksiin vastaaminen. Peruste: sopimusta edeltävät toimenpiteet teidän pyynnöstänne ja oikeutettu etu (rekrytointi). Säilytys: enintään 12 kuukautta hakemuksen saapumisesta tai rekrytoinnin päättymisestä, ellei toisin sovita. Jos teidät palkataan, tarpeelliset tiedot siirtyvät henkilöstöhallintoon.

Keräämme tiedot ensisijaisesti teiltä. Suosittelijoihin otamme yhteyttä vain suostumuksellanne. Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja, henkilöluottotietoja tai turvallisuusselvityksiä käytetään vain laissa säädetyin edellytyksin, ja niistä kerrotaan teille etukäteen.

Verkkosivusto

Sivusto ei käytä evästeitä eikä analytiikka- tai mainosseurantaa (ks. Evästeet).

Tiedot: IP-osoite, selaimen tunniste, pyydetty osoite ja aika palvelimen teknisissä lokeissa. Tarkoitus: sivuston tietoturva ja väärinkäytösten estäminen. Peruste: oikeutettu etu (tietoturva). Säilytys: 30 päivää.

LinkedIn-yrityssivu

Ylläpidämme yrityssivua LinkedInissä. LinkedIn tuottaa meille sivun käytöstä koostettuja tilastoja, ja niiden osalta Invinite ja LinkedIn ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Tilastoista emme näe yksittäisiä käyttäjiä. LinkedInin muusta tietojenkäsittelystä kerrotaan sen omassa tietosuojakäytännössä.

Toimeksiannot asiakkaan lukuun

Kun teemme toimeksiantoa asiakkaalle, esimerkiksi selvitystä, haastatteluja tai tietoalustan kehitystä, rekisterinpitäjä on yleensä asiakas. Invinite käsittelee silloin henkilötietoja asiakkaan lukuun ja sen ohjeiden mukaan. Näistä käsittelyistä kerrotaan erillisessä tietosuojaselosteessa, jonka saatte toimeksiannon yhteydessä.

3. Mistä tiedot saadaan

Pääosin teiltä itseltänne: viesteistä, yhteydenottolomakkeesta, tapaamisista, tapahtumista, sopimuksista ja hakemuksista. Organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan saada myös organisaatiolta itseltään ja julkisista lähteistä, kuten organisaation verkkosivuilta ja kaupparekisteristä. Verkkosivuston lokitiedot syntyvät, kun selain hakee sivuja.

4. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Emme myy tietoja emmekä luovuta niitä ulkopuolisille markkinointiin. Käytämme palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme sopimuksen perusteella:

• Hetzner: verkkosivuston palvelimet Suomessa
• HubSpot: yhteydenottolomake ja asiakkuudenhallinta
• Microsoft: sähköposti, toimisto-ohjelmistot ja Azure-pilvipalvelut
• kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelujen tarjoajat.

Tietoja luovutetaan viranomaisille vain, kun laki sitä edellyttää.

5. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Säilytämme tiedot EU:ssa. Verkkosivusto on Hetznerin palvelimilla Suomessa, ja HubSpot säilyttää tietomme EU:n datakeskuksessa. HubSpot ja Microsoft kuuluvat yhdysvaltalaisiin konserneihin, ja tietoja voidaan käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella esimerkiksi tuki- ja tietoturvapalveluissa. Siirrot perustuvat Euroopan komission riittävyyspäätökseen (EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys, kun vastaanottaja on sitoutunut siihen) tai komission vakiosopimuslausekkeisiin.

6. Tietojen suojaus

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät, ja heillä on vaitiolovelvollisuus. Järjestelmät on suojattu käyttöoikeuksin ja henkilökohtaisin tunnuksin. Palveluntarjoajien kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset.

7. Oikeutenne

Teillä on oikeus

• saada tietää, käsittelemmekö tietojanne, ja saada jäljennös tiedoista
• pyytää virheellisten tietojen korjaamista
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• siirtää antamanne tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tapahtuu automaattisesti
• peruuttaa suostumuksenne, jos käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeus vastustaa käsittelyä. Voitte vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseenne liittyvällä perusteella. Tietojenne käytön suoramarkkinointiin voitte kieltää milloin tahansa.

Lähettäkää pyynnöt tietosuojavastaavalle osoitteeseen info@invinite.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa. Voimme joutua varmistamaan henkilöllisyytenne.

8. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee teitä koskevia päätöksiä pelkästään automaattisen käsittelyn perusteella emmekä profiloi.

9. Valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsotte, että käsittelemme tietojanne tietosuojasääntelyn vastaisesti, voitte tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

10. Muutokset

Päivitämme selostetta, kun käsittely muuttuu. Päivityspäivä on sivun alussa.